Liebe Bürgerinnen und Bürger,
am 21.10.2021 erschien in der Westerwälder Zeitung unter der Überschrift „Viele Behörden noch immer im Lockdown-Modus“ ein Artikel, der sich mit dem Bürgerservice in der Verbandsgemeindeverwaltung befasste. Die Darstellungen in Bezug auf unsere Verwaltung treffen nicht zu. Der dort aus Sicht einer Leserin geschilderte Fall hat sich so nicht ereignet. Auf eine allgemeine Anfrage der Westerwälder Zeitung im Vorfeld der Berichterstattung hatten wir mitgeteilt, dass die beschriebenen Vorgänge nicht den tatsächlichen Abläufen und Gepflogenheiten in der Verwaltung in Montabaur entsprechen. Wir sind darüber im Gespräch mit der Zeitung.
Die Information, man brauche zukünftig – also auch „nach Corona“ – einen Termin um ins Bürgerbüro zu kommen, geht allerdings auf eine fehlerhafte Auskunft unsererseits zurück. Auch das ist Thema der Gespräche. Richtig ist: Es gehört zu den Grundsätzen des Bürgerbüros, dass es für jeden offen ist, ob mit oder ohne Termin. In der Zeit „nach Corona“ wird jeder Bürger und jede Bürgerin wieder spontan ins Bürgerbüro kommen können, wenn er oder sie gerade in der Stadt ist. Daneben bleibt das System mit vorab gebuchten Terminen für Bürgerbüro und Standesamt bestehen. Wer sich dafür entscheidet, kann längere Wartezeiten vermeiden.
Für die Dauer der Corona-Pandemie ist die Lage jedoch eine andere: Dabei geht es in erster Linie um den Schutz der Bürgerinnen und Bürger sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung. Vor Einführung des Terminsystems war es so, dass sich zu den Stoßzeiten lange Schlangen von dicht aneinander gedrängten Menschen vor dem Bürgerbüro gebildet haben. So viele Personen können wir nach den derzeit geltenden Corona-Regeln nicht gleichzeitig im Rathaus unterbringen. Wir sind froh, dass wir die Bürgerhalle nutzen können und damit überhaupt einen Warteraum haben. Dieser ist letztlich die Voraussetzung dafür, dass wir den Serviceschalter für Kurzanliegen ohne Terminvergabe betreiben können. Dringende Angelegenheiten konnten und können übrigens während der ganzen Corona-Zeit auch ohne Termin erledigt werden. Seit Beginn der Pandemie und auch jetzt mitten in der vierten Welle steht für mich der Gesundheitsschutz der Menschen im Mittelpunkt.
Im Bürgerbüro werden jede Woche 450 bis 500 Bürgerinnen und Bürger bedient. Immer wieder bekommen wir zu den Abläufen dort sowohl gute als auch kritische Rückmeldungen. Dabei wird gerade das Terminsystem oft positiv bewertet. Wir nehmen jede einzelne Beschwerde sehr ernst. Manchmal lassen sich Probleme einfach lösen. In jedem Fall prüfen wir, wie wir uns verbessern können.
Mit großem Bedauern habe ich zur Kenntnis genommen, wie abwertend und klischeebeladen in den sozialen Medien und in einem Leserbrief in der Westerwälder Zeitung über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Haus anlässlich des oben erwähnten Zeitungsartikels hergezogen wurde. Eine solche Form der Kritik ist grundsätzlich fehl am Platze und ich weise sie zurück. Denn sie geht an den tatsächlichen Leistungen meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbei: Gerade das Team des Bürgerbüros hat es mit hohem persönlichen Einsatz geschafft, den Betrieb durchgehend aufrecht zu erhalten und dabei immer wieder die schwierigen Bedingungen während und zwischen den Lockdowns abgefedert. Hierzu wurden zum Beispiel in und zwischen den Lockdown-Phasen die Servicezeiten unter der Woche deutlich verlängert, Termine täglich durchgehend von 8 bis 18 Uhr und an Samstagen gemacht und die Arbeitszeiten entsprechend ausgedehnt. Für diesen Einsatz bin ich sehr dankbar.
Wir arbeiten täglich daran, unsere Dienste für die Menschen in der Region zu verbessern und die Abläufe im Rathaus weiter zu entwickeln. Ich hoffe, dass alsbald wieder mehr Normalität einkehrt und dann die mannigfaltigen Einschränkungen, die wir alle in den unterschiedlichsten Lebensbereichen erfahren, entfallen.
Ihr Bürgermeister Ulrich Richter-Hopprich
Aktuell müssen wir in der Verwaltung noch eine Reihe von Corona-Regeln einhalten. Deshalb organisieren wir uns im Bürgerbüro und beim Standesamt in der Regel mit vorab gebuchten Terminen, bei denen die Besucher alle Anliegen erledigen können. Daneben gibt es den Serviceschalter für Kurzanliegen, an dem wir eine Reihe von Anliegen auch ohne Termin bearbeiten. Das Empfangsteam in der Bürgerhalle ist die erste Anlaufstelle für alle, die das Rathaus besuchen. Hier kann man auch diverse Servicematerialien „im Vorbeigehen“ abholen. Im Rathaus herrscht Maskenpflicht
Termine
Viele Anliegen in den Bereichen Bürgerbüro und Standesamt nehmen einige Zeit in Anspruch und können derzeit nur im Terminsystem bearbeitet werden. Termine können persönlich am Empfang, telefonisch und per E-Mail vereinbart oder online im Internet gebucht werden Für alle anderen Bereiche der Verwaltung vereinbaren die und Bürger ihre Termine direkt mit dem zuständigen Fachpersonal und melden sich bei ihrer Ankunft am Empfang an.
Serviceschalter für Kurzanliegen
Nicht alle Anliegen sind aufwändig in der Bearbeitung und wir können sie ohne Termin und Vorbereitung erledigen. Dafür haben wir den Serviceschalter für Kurzanliegen im Bürgerbüro, den man ohne Termin besuchen kann. Wer diesen Service nutzen möchte, meldet sich am Empfang in der Bürgerhalle an, das Empfangsteam organisiert die Warteschlange und ruft die wartenden Personen nacheinander auf.
Zu den Kurzanliegen zählen wir das Abholen von Personalausweis, Reisepass oder Führerschein, PIN für Personalausweis, Melde- oder Lebendbescheinigung, Fundsachen, Steuer-ID bescheinigen, Dokumente amtlich beglaubigen (bis fünf Beglaubigungen), Kfz-Schein ändern, Auskunft aus dem Bundeszentralregister oder dem Gewerbezentralregister beantragen, Ausgabe von Untersuchungsberechtigungsscheinen, Fischereischeinen sowie Parkausweisen für Kalbswiese und Tiefgaragen.
Empfang in der Bürgerhalle
Der Empfang ist die zentrale Anlaufstelle für alle, die das Rathaus besuchen wollen. Hier meldet sich, wer einen Termin hat oder ein Kurzanliegen erledigen möchte. Hier erfassen wir die Kontaktdaten aller Besucher. Das Empfangsteam gibt Infobroschüren über die Verbandsgemeinde, die Ortsgemeinden und die Stadt heraus, hält Antragsvordrucke bereit und verteilt gelbe Säcke und Müllkalender an die „Laufkundschaft“.
Telefonzentrale
Unsere Telefonzentrale nimmt alle Bürgeranliegen entgegen. Sie ist zu den Öffnungszeiten der Verwaltung immer besetzt. Gerne können Bürger ihre Anfragen und Terminwünsche auch per
E-Mail schicken.
Im Notfall
Wer ein dringendes Anliegen hat, wird im Bürgerbüro nicht abgewiesen. Dann bedienen wir die Bürger auch ohne Termin und auch dann, wenn der Aufwand über ein Kurzanliegen hinausgeht. Beispiele dafür sind die Ausstellung eines Express-Reisepasses oder eines vorläufigen Personalausweises für Personen, die kurzfristig verreisen müssen. Allerdings behalten wir uns vor, Bürger auf das Terminsystem zu verweisen, wenn ihr Anliegen auch bis zum nächsten freien Termin warten kann.
„Nach Corona“
Wir gehen davon, dass im Laufe des nächsten Jahres sämtliche Corona-Einschränkungen wegfallen werden. Dann werden wir im Bürgerbüro zweigleisig fahren: Wer möchte, kann für sein Anliegen, gleich welcher Art, weiterhin einen Termin vereinbaren. Wer das nicht möchte, kann spontan ins Rathaus kommen, muss dann aber mit Wartezeit rechnen. Für alle übrigen Bereiche der Verwaltung gilt: Wer vorab einen Termin vereinbart hat, wird in jedem Fall vom zuständigen Fachpersonal bedient. Wer spontan vorbeikommt, muss damit rechnen, dass gerade niemand im Haus ist, der das Anliegen bearbeiten kann. Mit diesem System wollen wir den unterschiedlichen Bedürfnissen unserer Bürger Rechnung tragen. So wollen wir künftig im neuen Verbandsgemeindehaus arbeiten.